As regras oficiais para redação técnica de ofícios

Ofício é um tipo de correspondência de circulação externa que é utilizada principalmente pelas autarquias e órgãos de governo. O ofício deve ser feito em papel tamanho ofício.

Figura 1 - Exemplo de ofício

Fonte: Elaborado com base em Wikimedia Commons

Figura 2 – Esquema gráfico do ofício

Fonte: Manual de redação da Presidência da República (2018, p. 35).

Segundo Martins e Zilberknop (2008),

1.Quando se numeram os parágrafos, o primeiro e o fecho não são numerados.

2.Quanto ao endereçamento, recomenda-se que se coloque apenas o cargo. O que se ter verificado, porém, é que algumas vezes, coloca-se também o nome civil do destinatário.

3.Quando o ofício constar de mais de uma folha, o endereço irá ao pé da primeira página.

4.Os anexos serão declarados entre a assinatura e o endereçamento.

5.A ementa (não obrigatória) é um resumo do assunto. Quando ela aparecer no ofício, será colocada ao alto, à esquerda, entre a data e o vocativo.

6.As iniciais que aparecem no canto inferior esquerdo da página correspondem aos nomes do redator e do digitador (essa observação serve para qualquer modalidade de correspondência). (MARTINS; ZILBERKNOP, 2008, pág. 233)

Segundo o Manual de Redação Oficial da Presidência da República (BRASIL, 2018), os documentos do Padrão Ofício devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

a.Deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações e 10 nas notas de rodapé;

b.Para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

c.É obrigatório constar a partir da segunda página o número da página;

d.Poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direta terão as distâncias invertidas nas páginas pares (margem espelho);

e.O início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;

f.O campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;

g.O campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h.Deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

i.Não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, LETRAS MAIÚSCULAS, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outro modo de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

j.A impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

k.Devem ser impressos em papel de tamanho A4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

l.Deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;

m. Dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;

n.Para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira: tipo do documento + número do documento + palavras-chave do conteúdo. Exemplo: “Of. 123 - Relatório produtividade ano 2002”.

Identificação de um ofício

As comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte, conforme o Manual de Redação Oficial da Presidência da República:

Figura 3 - Modelo de identificação de uma comunicação oficial

(Espaço para assinatura)

Nome

Cargo

Fonte: Elaborado pela autora (2022).

Modelo de ofício

De acordo com o Manual de Redação da Presidência da República (BRASIL, 2018), o tamanho do papel para impressão de um ofício deve ser de 29,7 cm por 21 cm.

Figura 4 – Modelo 1 de ofício

Fonte: Manual de redação da Presidência da República (2018, p. 36).

Figura 5 – Modelo 2 de ofício

Fonte: Manual de redação da Presidência da República (2018, p. 33, 34).

Entendendo uma circular

Figura 6 - Circulares podem ser afixadas em quadros de avisos

Fonte: Wikipedia

Diferente de um ofício, a circular não tem um único destinatário personificado ou pontual. Tem o nome de circular porque divulga as informações entre todos os destinatários de um determinado grupo.

É comum utilizar uma circular quando se deseja comunicar algo a um grupo de pessoas. Com o advento do e-mail, esse tipo de comunicação foi bastante reduzido, mas há situações em que ele realmente se faz necessário.

Modelo de uma circular

Para VILARINHO (2017), uma circular (ou CI – Circular Interna) deve apresentar:

•Timbre (logomarca ou brasão do órgão, empresa ou departamento);

•Título e número (CI nº 015/2017);

•Data;

•Ementa (resumo do tema que será abordado no documento);

•Vocativo, usando o pronome de tratamento mais adequado;

•Texto (claro e objetivo);

•Breve despedida;

•Assinatura (sem linha e sobre o nome impresso, com o cargo de quem assina logo em seguida).

Figura 7 – Alusão à circular em mural

Fonte: Pixabay

A seguir apresentamos um modelo sugerido para uma circular interna (CI) que trata de um recesso administrativo com compensação de horários para uma construtora. Esse modelo foi baseado na sugestão de VILARINHO (2017):

(VILARINHO, 2017)

Figura 8 – Modelo 1 de circular

Fonte: Martins e Ziberknop (2008, p. 176)

Figura 9 – Modelo 2 de circular

Fonte: Martins e Ziberknop (2008, p. 177)

Figura 10 – Modelo 3 de circular

Fonte: Martins e Ziberknop (2008, p. 178)

Figura 11 – Modelo 4 de circular

Fonte: Martins e Ziberknop (2008, p. 179)

Circulares eletrônicas

Uma circular pode perfeitamente ser emitida por meio de uma mídia eletrônica, como e-mail ou mural digital (em web sites). Esta é, aliás, uma tendência natural diante da evolução das tecnologias. No entanto, vale anotar algumas dicas quanto ao uso desses meios de comunicação no caso de circulares, a saber:

a.Circulares emitidas por e-mail devem ser enviadas para listas conhecidas de pessoas, restritas ao público que se quer atingir. Deve-se tomar cuidado para que pessoas não autorizadas não tenham acesso a essas mensagens, a fim de não gerar distorção nos efeitos a serem produzidos.

b.Uma boa política é criar listas de e-mails predefinidas, como funcionarios@empresa.com.br, ou outra forma de redirecionamento de mensagens de correio eletrônico. Isto reduz o risco de esquecermos alguns dos destinatários da comunicação interna.

c.Uma circular pode ser anexada ao e-mail. Neste caso, deve-se converter o documento para o formato PDF, evitando alterações ou falhas de formatação.

d.No caso de circulares enviadas no corpo do e-mail, pode-se eliminar alguns elementos sugeridos no modelo anterior, como data, por exemplo, uma vez que o registro temporal do e-mail é inerente a ele mesmo, não necessitando do registro da data em seu teor.

e.Outra forma de tornar pública uma circular é publicá-la em um site. Neste caso, o modelo apresentado anteriormente atende perfeitamente ao caso.

Entendendo um memorando

Figura 12 – Memorandos são o principal tipo de documento para comunicação intersetorial em uma corporação.

Fonte: Pixabay

Memorando é um documento cuja finalidade, a priori, é comunicar algo a um setor ou departamento de uma empresa.

No entanto, existem memorandos externos. Um memorando externo pode ser comercial ou oficial. O oficial nos remete ao ofício e o comercial, nos remete à carta comercial. O papel usado para o memorando é o meio-ofício (MARTINS; ZIBERKNOP, 2008, p. 216)

Os memorandos têm por objetivo estabelecer um discurso bastante objetivo, utilizando-se de uma linguagem remissiva, sucinta e direta. Eles fazem parte do bojo de documentos comunicacionais de cunho administrativo, podendo ser utilizados em empresas e repartições públicas, mais comumente entre setores e departamentos de níveis hierárquicos similares. Assim como as circulares internas (CI), os memorandos são mais utilizados como meio de comunicação restrito à organização, ou seja, mais interno do que externo.

Os memorandos pressupõem agilidade, uma vez que não se enquadram em qualquer regulamentação que possa enrijecer seu formato ou estilo. Em outras palavras, não há um padrão rígido e formal a partir do qual eles devam ser redigidos, embora devam ser dotados de elementos mínimos para que possam cumprir sua missão enquanto instrumento de comunicação corporativa.

Figura 13 – Sugestão de estrutura do memorando interno físico ou eletrônico

Fonte: Martins e Ziberknop (2008, p. 217)

Para evitar a proliferação de memorandos, indo e voltando de vários setores, é comum utilizar o corpo do próprio documento como instrumento de retornos e despachos.

Modelo de um memorando

Para DUARTE (2017), um memorando deve apresentar:

•Timbre da instituição;

•Número do memorando;

•Remetente;

•Destinatário, sendo esse mencionado pelo cargo que ocupa;

•Indicação do assunto;

•Local e data;

•Corpo da mensagem, ou seja, o próprio texto;

•Despedida;

•Assinatura e cargo.

Figura 14 – Modelo 1 de memorando

Fonte: Duarte (2017)

O vocativo é uma invocação ao destinatário. Nas comunicações oficiais, o vocativo será sempre seguido de vírgula.

Figura 15 – Alusão à elaboração do memorando

Fonte: Pixabay

Figura 16 – Modelo 2 de memorando

Fonte: Elaborado pela autora com base em Martins e Ziberknop (2008, p. 218)

Memorandos de uso externo (oficial)

De acordo com Martins e Ziberknop (2008, p. 218), segue a estrutura do memorando oficial de uso externo:

•Número do documento e sigla de identificação de sua origem, no alto e à esquerda;

•Data, no alto, à direita (na mesma linha do item anterior);

•Vocativo (com entrada no parágrafo);

•Texto;

•Fecho e assinatura;

•Destinatário.

Memorandos de uso externo (comercial)

De acordo com Martins e Ziberknop (2008, p. 219), segue a estrutura do memorando comercial de uso externo:

•Data, no alto, à direita;

•Destinatário;

•Vocativo (rente à margem);

•Texto;

•Fecho e assinatura.

Memorandos eletrônicos

Os memorandos convencionais (de papel) foram praticamente substituídos pela mensagem de e-mail. Esse canal de comunicação consegue suprir todos os requisitos de objetividade, rastreabilidade, retornos e despachos de um memorando convencional. No entanto, vale anotar algumas dicas quanto ao uso desse meio de comunicação, a saber:

a.Um memorando pode ser anexado ao e-mail. Neste caso, deve-se converter o documento para o formato PDF, evitando alterações ou falhas na formatação do arquivo.

b.No caso de memorandos enviados no corpo do e-mail, pode-se eliminar alguns elementos sugeridos no modelo anterior, como data e assunto, por exemplo, uma vez que o registro desses elementos é realizado pelo próprio gerenciador de correio eletrônico, não sendo necessário, portanto, o registro da data e do assunto em seu teor.

c.O despacho de um memorando pode ser substituído por um “Forward”, ou ação de “Encaminhar”, que é disponível em todas as versões de gerenciadores de e-mails. Em outras palavras, quando encaminhamos um e-mail recebido de alguém para outras pessoas, estamos, na prática, despachando um memorando. O mesmo ocorre quando respondemos, com a ação “Reply” do gerenciador.

Figura 17 – E-mail

Fonte: Elaborado pela autora (2022)

Uma grande vantagem do uso do e-mail para emitir, despachar e responder memorandos está na facilidade em se copiar mais de um setor ou pessoa. No caso de memorandos convencionais, esses documentos têm que tramitar em todos os setores de destino para fins de coleta de assinaturas. No caso do e-mail, basta um “Reply All” (ou responder a todos) para se fazer cumprir esta funcionalidade.

Existe uma única desvantagem do uso de e-mails para encaminhamento de memorandos. Quando entregamos um memorando em mãos para alguém, temos a oportunidade de coletar a sua assinatura na mesma hora. Já os e-mails muitas vezes não são respondidos pelo receptor no mesmo momento, o que torna esse meio de comunicação relativamente vulnerável em termos de segurança. Portanto, ao se passar um e-mail para alguém, convém solicitar que este destinatário responda a mensagem, confirmando seu recebimento.

Alguns gerenciadores de e-mails, como o MS-Outlook, disponibilizam recursos de confirmação de leitura automática de mensagens. Convém sempre manter este recurso ativo no painel de configurações do gerenciador.

Figura 18 – Tela do gerenciador de e-mails Outlook

Fonte: Elaborado pela autora com base no Outlook (2022).

Documentos corporativos

Figura 19 - Foto fazendo referência a documentos corporativos

Fonte: Wikimedia Commons

Até aqui, vimos como se comportam os documentos corporativos mais frequentemente redigidos no dia a dia de uma empresa ou repartição pública. Estudamos como devemos redigir um ofício, uma circular e um memorando.

Mas será que só existem esses tipos de documento no âmbito da comunicação corporativa? Claro que não. A seguir, elencamos uma relação de documentos que, apesar de não serem tão frequentes quanto os estudados anteriormente, fazem parte do conjunto de documentos utilizados na comunicação empresarial e oficial (no caso de órgãos públicos). São eles:

•Ata: documento cuja finalidade é registrar os atos deliberativos e relatos acontecidos durante uma reunião.

•Atestado: documento que atesta a capacidade, regularidade ou disponibilidade de alguém ou de algo. Um dos atestados mais comuns, emitidos por empresas privadas e repartições públicas é o de capacidade técnica. Esse documento é frequentemente solicitado por fornecedores que prestam serviços a empresas, as quais desejam ter um atestado de sua capacidade em atendê-la, normalmente para apresentar em licitações públicas.

•Aviso: documento geralmente utilizado pelo departamento de pessoal ou de recursos humanos para emitir um alerta, advertência ou comunicado dirigido a um funcionário.

Figura 20 – Alusão a avisos

Fonte: Pixabay

•Contrato: documento que regula as relações e as regras de conduta pactuadas entre um fornecedor ou prestador de serviços e a empresa contratante. Existe uma infinidade de tipos de contratos diferentes, como convênio, termo de intenção, acordo, parceria, contrato de aquisição, contrato de adesão, entre muitos outros. É fortemente recomendado que este documento seja redigido por um advogado. Deve ser assinado pelas partes que nele se comprometem e pode conter, ainda, a assinatura de testemunhas.

Figura 21 - Contrato

Fonte: Pixabay

•Convocação: comunicação cuja finalidade é convocar um funcionário ou um grupo deles para participar de alguma atividade, como uma reunião, um evento, uma seleção, entre outros.

Figura 22 - Convocação

Fonte: Wikimedia commons

•Declaração: documento expedido por um funcionário ou dirigente cuja finalidade é emitir um parecer sobre algo em relação ao solicitante. Por exemplo, a secretária acadêmica de uma faculdade pode emitir uma declaração de vínculo para um aluno, atestando que ele está regularmente matriculado. Com este documento, esse aluno pode pleitear uma vaga de estágio.

•Nota promissória: documento normalmente emitido pelo departamento financeiro para um fornecedor, declarando o compromisso de pagar determinada quantia em datas previamente pactuadas.

Figura 23 – Nota promissória manual

Fonte: Wikimedia commons

•Procuração: documento de outorga, passando poderes específicos ou amplos para outras pessoas poderem praticar atos em nome do outorgante. Esta pessoa, que recebe a outorga, passa a ser denominada procuradora do outorgante. Este documento é bastante comum no âmbito das empresas, pois frequentemente funcionários precisam assinar outros documentos e contratos em nome da empresa. Para isto, a procuração deve ser lavrada em cartório, com firma reconhecida.

Figura 24 – Procuração

Fonte: Wikimedia commons

•Protocolo: trata-se de qualquer documento que tenha por finalidade comprovar que alguém deu entrada em algum processo. Por exemplo, se um cliente deixou um equipamento para ser consertado em uma assistência técnica, essa empresa deverá emitir um protocolo de atendimento que comprove esse ato por parte do cliente.

•Recibo: documento de comprovação de um pagamento efetuado.

Figura 25 – Recibo

Fonte: Pixabay

•Regulamento: documento, bastante semelhante a um contrato, que tem por objetivo declarar a forma de funcionamento de uma empresa, uma instituição, uma repartição, um departamento, ou de um procedimento instituído na organização. Um exemplo disso é o regulamento de um concurso ou de uma seleção de pessoal.

Existem inúmeros outros documentos que podem ser instituídos por empresas públicas ou privadas. Para cada um deles deve haver uma minuta ou modelo padrão, para que funcionários, clientes e interessados em geral possam tomar conhecimento e se basearem para a elaboração de documentos.

Elementos de um documento

De um modo geral, certos elementos textuais estão sempre presentes em documentos de qualquer natureza. Mostraremos a seguir alguns desses elementos, bem como algumas regras e dicas de como devemos redigi-los.

Identificação do signatário

Entendem-se por signatários as pessoas que assinam um determinado documento.

A identificação do autor de uma comunicação é um dos fatores mais importantes em um documento. Assim sendo, elencamos alguns cuidados que devem ser tomados a esse respeito:

•Para evitar equívocos ou fraudes, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho, pois não se deve deixar linha para o signatário assinar o documento.

•No caso de contratos e outros documentos relevantes que possuam mais de uma página, é fortemente recomendado que os signatários rubriquem todas as páginas, além de assinarem a última.

•No caso de um ou mais dos signatários serem externos ao ambiente corporativo, deve-se qualificá-los, identificando-os com algum tipo de numeração documental, como RG ou CPF. No caso de funcionários, convém descrever nome completo e cargo. Em alguns casos, pode ser necessário inserir seu número de matrícula.

Epígrafe

A epígrafe de um documento nada mais é que seu título ou resumo de seu teor. Esse elemento textual deve ser o mais remissivo possível, além de ser capaz de identificar claramente o objetivo do documento.

Por exemplo, no caso de um contrato de prestação de serviços entre a empresa e um determinado fornecedor, a epígrafe poderia ser: “Contrato de fornecimento de peças”. Essa epígrafe deve ser repetida em todas as folhas do documento.

Parágrafos

Os parágrafos são os elementos textuais que constituem o corpo do documento como um todo. Sobre esse elemento, devemos considerar os seguintes pontos:

•Em documentos de cinco a dez páginas, todos os parágrafos devem ser numerados. Isto facilita o referenciamento a este texto quando citado em outros documentos.

•O fecho do documento é considerado um parágrafo e não se numera.

•O vocativo e o fecho devem vir alinhados aos parágrafos.

•Após o vocativo e o fecho, usa-se vírgula obrigatoriamente.

•Nas datas, não se deve colocar zero (0) à esquerda do número.

•O dia 1º de cada mês deve ser grafado em numeral ordinal e não cardinal (01). Por exemplo: primeiro de outubro.

•Não se coloca ponto “.” (ponto) para separar a casa do milhar, no ano. Exemplo: 1999; 2017.

•Já nos logradouros, coloca-se o ponto “.” (ponto) para separar a casa do milhar. Exemplo: Av. Paulista, 1.578.

•Os números devem ser escritos por extenso quando forem constituídos de uma só palavra. Exemplos: seis, dez, cem.

•Só se repete o número por extenso nos parênteses quando se tratar de valores monetários ou porcentagem. Por exemplo: R$ 8.500,00 (oito mil e quinhentos reais).

•O símbolo de hora é “h” (sem ponto), o de minuto é “min.” e o de segundo é “s”. A forma “9:00” (com dois pontos) faz parte do sistema inglês, não sendo utilizado na língua portuguesa. O correto seria “9h”.

•Para citar um período de duração, usa-se: das 8h30 às 12h30.

•O símbolo “min.” depois dos minutos é optativo, ou seja, ele pode aparecer ou não. Este símbolo será obrigatório apenas quando forem citados os segundos “s”. Por exemplo: 22h30min20 ou 22h30min20s. Os números e os símbolos aparecem juntos, sem espaços entre eles. Um exemplo errado: 22h 30min ou 22 h 30 min 20 s.

Forma de enunciação

No Ofício e no Memorando, usa-se a 1ª pessoa do discurso, ou seja, os verbos e pronomes na 1ª pessoa do singular. Exemplo: “Encaminho a essa Divisão Relatório das atividades desenvolvidas neste Setor”.

Em um Relatório ou em um Parecer, usa-se a 3ª pessoa do singular. Exemplo: “Verifica-se que nos autos encontram-se indícios de fraude”.

Referências

BRASIL. Manual de Redação Oficial da Presidência da República. 2018. Disponível em: http://www4.planalto.gov.br/centrodeestudos/assuntos/manual-de-redacao-da-presidencia-da-republica/manual-de-redacao.pdf Acesso em: 21 abr 2022.

DUARTE, V. M. Memorando. Brasil Escola, 2017. Disponível em: http://brasilescola.uol.com.br/redacao/memorando.htm. Acesso em: 21 abr 2022.

MARTINS, D.S.; ZILBERNOP, L.S. Português instrumental: de acordo com as normas da ABNT. 27.ed. São Paulo: Atlas, 2008.

MEDEIROS, J. B. Português Instrumental. São Paulo: Atlas, 1995.

MENDES, M. L. Manual de Redação de Documentos Comerciais. Belo Horizonte: Centro Universitário Newton Paiva, 2014. Disponível em: https://issuu.com/publicanewton/docs/manual_redacao_documentos_comercias. Acesso em: 21 abr 2022.

TOLEDO, M. P., & NADÓLSKIS, H. Comunicação Jurídica. São Paulo: Companhia Editora Nacional, 2002.

VILARINHO, S. Circular. Brasil Escola, 2017. Disponível em: http://brasilescola.uol.com.br/redacao/circular.htm. Acesso em: 21 abr 2022.